POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE OCICORP

VERSION EN VIGUEUR AU 2021-06-01

 

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer et de présenter aux clients et utilisateurs de la solution OCICorp la manière dont OLYTHE traite les données personnelles collectées dans le cadre de la conclusion du contrat avec le client et pour l’utilisation de la plateforme OCICorp en qualité de responsable de traitement.

L’utilisation de la solution suppose également le traitement par OLYTHE des données à caractère personnel des collaborateurs utilisant l’application. Ces données sont traitées en qualité de sous-traitant pour le compte du client dans les conditions détaillées dans le contrat conclu avec OLYTHE. Le client est responsable du traitement de ces données et les utilisateurs sont invités à se rapprocher du client pour disposer des informations relatives à ce traitement.

Données personnelles concernant le client collectées lors de la conclusion du contrat

OLYTHE collecte et traite les données personnelles concernant le client pour la conclusion du contrat comme suit :

Objet du traitement Commande de la solution OCICorp Prospection commerciale
Données personnelles collectées Dénomination sociale, et concernant le représentant légal du Client et le contact privilégié désigné par le Client : civilité, nom et prénom ; fonction ; adresse postale, adresse email ; numéro de téléphone fixe et/ou mobile. Idem
Finalités du traitement Echanges précontractuels, conclusion du contrat, traitement des commandes, gestion de la facturation et du paiement, communications avec le client pour l’exécution du contrat, service après-vente, gestion des éventuels litiges. Envoi de newsletters et offres promotionnelles, recontacter le client après la commande, réalisation d’études statistiques
Base légale Exécution du contrat

Obligations légales (comptables)

Intérêts légitimes d’OLYTHE dans le cadre de son activité commerciale et de prospection
Durée de conservation et d’archivage Conservation : durée du contrat

Archivage : 5 ans à compter de la date de résiliation du contrat à des fins de constatation, exercice ou défense d’un droit en justice (durée de prescription).

Factures : 10 ans (obligation légale)

Conservation : durée du contrat

Archivage : 3 ans à compter de la date de résiliation du contrat ou du dernier contact émanant du client

La communication obligatoire de certaines données personnelles est nécessaire à OLYTHE pour mettre en œuvre les finalités ci-avant précisées. Les données facultatives permettent à OLYTHE de mieux connaitre le Client.

Utilisation de la plateforme OCICorp

OLYTHE collecte et traite les données personnelles concernant les collaborateurs disposant d’un compte sur la plateforme OCICorp :

Objet du traitement Connexion à la plateforme OCICorp Connexion à l’infrastructure supportant la plateforme OCICorp
Données personnelles collectées Nom, prénom, identifiants de connexion du collaborateur et résultats de test Logs de connexion
Finalités du traitement Gérer l’accès et l’utilisation de la Plateforme par les collaborateurs et la fourniture des services, conformément au contrat souscrit par le Client auprès d’OLYTHE Suivre et analyser le trafic de la plateforme d’OLYTHE en vue de son amélioration

Gérer les incidents techniques

Base légale Exécution du contrat
Obligation légale
Intérêts légitimes d’OLYTHE
Durée de conservation et d’archivage Conservation : 45 jours pour les résultats de test, pour les autres données, la  durée du contrat

Archivage : 5 ans à compter de la date de résiliation du contrat à des fins de constatation, exercice ou défense d’un droit en justice (durée de prescription)

Conservation : durée du contrat

Archivage : pas d’archivage après la suppression du contrat

Le caractère obligatoire ou facultatif de la saisine des données est précisé lors de la collecte. La communication obligatoire de certaines données personnelles est nécessaire à OLYTHE pour mettre en œuvre les finalités ci-avant précisées.

Destinataires des données personnelles

Les données personnelles sont transmises au personnel d’OLYTHE en charge de la gestion des contrats.

Sauf obligation légale ou judiciaire lui enjoignant de le faire, OLYTHE ne divulguera, cédera, louera ou transmettra jamais les données personnelles collectées à des tiers. Les données personnelles sont hébergées sur les serveurs d’OLYTHE.

Droits du client ou collaborateur sur ses données personnelles

Le client ou collaborateur disposent chacun à tout moment, des droits suivants sur leurs données personnelles :

  • Droit d’accès: obtenir la confirmation du traitement de ses données personnelles ainsi qu’un certain nombre d’informations sur les traitements, étant entendu que ces informations sont en tout état de cause données dans la présente politique de protection des données personnelles ;
  • Droit de rectification: obtenir la rectification de ses données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
  • Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : obtenir l’effacement de ses données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou que le client ou collaborateur s’oppose au traitement de ses données personnelles.

Le droit à l’effacement n’est pas opposable dans les cas prévus à l’article 17.3 du RGPD. En particulier, le client ou collaborateur reconnait et accepte que ce droit ne lui est pas ouvert tant qu’il souhaite utiliser la plateforme et bénéficier des services souscrits, ces données personnelles étant nécessaires à OLYTHE pour la gestion du contrat.

  • Droit à la limitation du traitement : obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles notamment lorsque le client ou collaborateur conteste l’exactitude des données, lorsque le délai de conservation des données est arrivé à son terme mais que le client ou collaborateur a encore besoin de conserver ces données personnelles pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
  • Droit à la portabilité : obtenir la communication des données personnelles que le client ou collaborateur a communiqué à OLYTHE dans un format lisible, ou demander à OLYTHE qu’elle transmette les données personnelles que le client ou collaborateur a communiquées à un autre responsable de traitement ;
  • Droit d’opposition : s’opposer à tout moment, pour des motifs tenant à sa situation personnelle, aux traitements de ses données personnelles basés sur l’intérêt légitime d’OLYTHE, notamment dans le cas où cette opposition concerne de la prospection commerciale, sauf motif impérieux d’OLYTHE.
  • Droit d’introduire une réclamation : introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés si le client ou collaborateur considère que le traitement opéré par OLYTHE constitue une violation de ses données personnelles.
  • Droit de définir les directives relatives au sort de ses données personnelles après sa mort.

Les droits du client ou collaborateur sur ses données personnelles peuvent être exercés à tout moment auprès d’OLYTHE :

  • Par email à l’adresse suivante : contact@olythe.com.
  • Par téléphone au numéro suivant : +33 (0)4 42 52 62 39
  • Par voie postale à l’adresse suivante : Olythe SAS, 240 rue Louis de Broglie, 13100 Aix-en-Provence, France
  • Sur le formulaire de contact présent sur le site internet